21 kwietnia 2022

5 rzeczy, o których należy pomyśleć przy wyborze przestrzeni biurowej

Znalezienie przestrzeni biurowej, która spełniałaby swoje zadanie, mieściła się w budżecie firmy, utożsamiała się z marką firmy i podobała się wszystkim zaangażowanym w proces, może być niezwykle zniechęcającym zadaniem, jest wiele rzeczy do rozważenia i wiele możliwości wyboru. Oto 5 rzeczy, o których należy pomyśleć przy wyborze przestrzeni biurowej.

Lokalizacja

Jest wiele rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, szukając idealnej lokalizacji dla swojego nowego biura. Jak można sobie wyobrazić, samo znalezienie miejsca, które jest estetyczne, nie wystarczy, chyba że będziesz mieć dużo szczęścia. Podczas poszukiwań nowego miejsca pracy zawodowej warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • Konkurencja - Ważne jest, aby rozważyć pozycję konkurentów, a jeśli znajdą się oni w pobliżu, czy nie będzie to stanowiło problemu? Czy jest to bardziej renomowana, łatwo dostępna okolica?
  • Reputacja - reputacja danego obszaru może mieć wpływ na to, jak klienci/potencjalni klienci postrzegają Twoją firmę. Czy okolica jest bezpieczna zarówno dla majątku firmy, jak i jej pracowników?
  • Sąsiedzi - Jakie inne budynki otaczają potencjalną nieruchomość? Jeśli są to inne firmy, jakie usługi oferują? W jakich godzinach są otwarte? Czy ich działania będą miały negatywny wpływ na Twoją działalność?
  • Dojazd do pracy - W zależności od wielkości firmy może być trudno zadowolić wszystkich, jeśli chodzi o dojazdy do pracy. Ważne jest, aby znaleźć takie miejsce, które będzie dostępne dla jak największej liczby osób, dlatego zawsze należy zwracać uwagę na dobre połączenia transportu publicznego, dostępność taksówek w okolicy oraz natężenie ruchu w okolicy.
  • Udogodnienia - Twoi pracownicy prawdopodobnie będą chcieli załatwiać sprawy lub wychodzić po jedzenie w przerwie na lunch, dlatego ważne jest, aby nie musieli daleko podróżować.
  • Potencjał - jeśli firma ma nadzieję na rozwój i ekspansję w przyszłości, należy pamiętać o potencjale lokalowym. W miarę rozwoju możesz chcieć przebudować lub odnowić przestrzeń, dlatego ważne jest, aby sprawdzić, czy tego rodzaju prace są możliwe do wykonania w danym obszarze. Jeśli tak, to dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług specjalisty od projektowania i budowy biur, który przeprowadzi Cię przez cały projekt od początku do końca, zapewniając, że wszystko zostanie wykonane profesjonalnie, a Ty będziesz zadowolony z rezultatu.

Cena

Praca nad budżetem i znalezienie biura, które będzie odpowiednie dla Twojej firmy i sprawi, że wszyscy będą zadowoleni, nie jest łatwą rzeczą do zrobienia. Jeśli wydasz za mało, możesz skończyć z nowym biurem, z którego nie będziesz w pełni zadowolony i które nie nadaje się do zamierzonego celu. Z drugiej strony, jeśli wydasz za dużo, możesz mieć trudności z opłaceniem czynszu i utrzymania biura w dłuższej perspektywie, co może doprowadzić do problemów finansowych i konieczności zmiany lokalizacji.

Kluczem jest poszukiwanie informacji. Należy dowiedzieć się, czy inne biura w pobliżu mają podobne ceny. Upewnij się, że jesteś świadomy wszystkich ukrytych kosztów, które mogą wiązać się z nieruchomością, abyś nie został zaskoczony w dalszej części linii i zadaj sobie pytanie, czy możesz sobie pozwolić na maksymalny depozyt już teraz, bez żadnych kłopotów, co da Ci luźne pojęcie o przystępności biura.

Budynek

Ok, zbadałeś okolicę i wszystko wygląda świetnie. Jesteś zadowolony z ceny i jesteś pewien, że możesz sobie na nią pozwolić bez problemów, ale co z samym budynkiem?

  • Czy budynek jest dobrze utrzymany? - Niezależnie od tego, czy dzielisz budynek z innymi firmami, czy masz go tylko dla siebie, ważne jest, aby upewnić się, że budynek był i jest zadbany, aby uniknąć kosztów napraw i konserwacji w przyszłości. Idealnie byłoby znaleźć się w budynku, który wygląda nowocześnie i jest wyposażony w wysokiej jakości luksusowe meble biurowe dla Ciebie i Twoich pracowników w godzinach pracy. Ponownie, sprowadza się to do badań, dowiedz się, kto zarządza budynkiem i zapytaj innych najemców lub biura w bezpośrednim sąsiedztwie o ich doświadczenia.
  • Parking - Jak wygląda sytuacja parkingowa w pobliżu biura? Najlepiej, jeśli masz własny prywatny parking z wystarczającą liczbą miejsc dla pracowników i gości, jeśli nie, czy budynek ma przydzieloną liczbę miejsc na wspólnym parkingu? Czy parking znajduje się poza budynkiem, a jeśli tak, to kiedy pracownicy i goście mogą parkować i ile, jeśli w ogóle, będzie kosztować parkowanie tam? Czy jest miejsce, w którym można bezpiecznie przechowywać rowery - wymaga to szczególnej uwagi, jeśli firma oferuje lub zamierza oferować program "ride to work".
  • Recepcja - Jeśli budynek jest wspólny, czy jest tam recepcja? W jakich godzinach jest ona czynna? Czy jest ona prowadzona przez tradycyjnego recepcjonistę czy przez firmę ochroniarską? Nawet jeśli nie są oni zatrudnieni ani zarządzani przez Twoją firmę, to i tak będą pierwszą osobą, z którą Twoi klienci i odwiedzający zetkną się po wejściu do budynku. Warto również sprawdzić, czy w recepcji znajdują się wygodne krzesła dla gości i oczywiście dla pracowników!
  • Dane - najprawdopodobniej będziesz potrzebować niezawodnego połączenia z Internetem w swoim nowym, lśniącym biurze. Dowiedz się, czy Internet jest wliczony w czynsz, co może mieć miejsce w przypadku biur z obsługą. Jeśli tak nie jest, zaplanuj, ile będzie Cię kosztować uruchomienie łącza internetowego. Ponownie, porozmawiaj z sąsiednimi biurami i dowiedz się o ich połączeniach internetowych.
  • Wystrój - Jak dużą swobodę masz w zakresie wystroju biura i jego odnowienia? Czy są jakieś ograniczenia? Czy przed opuszczeniem biura trzeba przywrócić je do pierwotnego stanu? Jeśli zależy Ci na stworzeniu przestrzeni, która będzie współgrać z Twoją marką, poziom kontroli, jaki masz nad nią, ma kluczowe znaczenie. Czy będzie wystarczająco dużo miejsca, aby wygodnie pomieścić obecnych pracowników i czy będzie miejsce na rozbudowę w przyszłości?

Kwestie prawne

Być może znalazłeś idealną nową przestrzeń biurową, która spełnia wszystkie Twoje potrzeby, spełnia wszystkie kryteria i nie możesz się doczekać, aż Twoja firma się do niej wprowadzi, aby rozpocząć nowy rozdział w swojej działalności. Ważne jest, aby nie spieszyć się i być skrupulatnym, aby zapewnić sobie korzystną dla siebie ofertę i umowę oraz uniknąć warunków, które szybko okażą się przyczyną problemów. Zaleca się, aby przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy skonsultować się z prawnikiem.

Warianty

Zawsze dobrze jest mieć plan awaryjny. Może się zdarzyć, że z różnych powodów coś nie wyjdzie i trzeba będzie przedwcześnie opuścić nowy lokal, czy to z powodów biznesowych, czy też związanych z samym budynkiem. Tak czy inaczej ważne jest, aby mieć plan awaryjny, który ograniczy czas przestoju i zakłóceń oraz pozwoli jak najszybciej stanąć na nogi.

Chociaż w tym miejscu zaledwie zarysowaliśmy zakres usług, są to ważne kwestie, które należy rozważyć, rozpoczynając podróż do nowego biura. Dwa kluczowe wnioski z tego to po pierwsze: bądź cierpliwy i miej wiarę, że w końcu pojawi się właściwe miejsce. Po drugie, należy zrobić rozeznanie. Im więcej informacji posiadasz, tym pewniejszy możesz być w podejmowaniu decyzji i ostatecznie tym większe prawdopodobieństwo, że wprowadzisz się do biura, z którego będziesz dumny i które przedstawi Twoją firmę w jak najbardziej pozytywnym świetle.

Wpis gościnny autorstwa Andrew Mairs z Officeinsight